Najem kavnega aparata za pisarno: kaj vključuje cena in na kaj paziti v pogodbi

Najem kavnega aparata za pisarno je v Sloveniji najpogosteje »brezplačen«, a ga v resnici plačate prek obveznega mesečnega nakupa kave ali kapsul. Zato je edina primerljiva številka cena na skodelico: pri kapsulah je okoli 0,45–0,50 €, pri sveže mleti kavi iz zrnja pa okoli 0,32 €. Za pisarno z 10 zaposlenimi to pomeni razliko približno 65 € na mesec.

V tem vodniku boste izvedeli, kako ponudniki v resnici zaračunajo najem, kaj mora vključevati pogodba, koliko kave porabi tipična ekipa in na katere pogoje morate paziti, preden se za dve ali tri leta zavežete enemu dobavitelju.

Koliko v resnici stane najem kavnega aparata?

Večina slovenskih ponudnikov ne objavlja mesečne najemnine. Aparat dobite brez doplačila, v zameno pa se zavežete, da boste vsak mesec kupili določeno količino kave. Pri kapsulnih sistemih je spodnja meja običajno 48 do 144 kapsul na mesec, odvisno od velikosti aparata.

Ker je aparat »zastonj«, se stroški skrivajo v ceni kave. Redna cena kapsul Lavazza Firma v slovenskih spletnih trgovinah je oktobra 2026 okoli 22,90 € za 48 kosov, kar je približno 0,48 € na skodelico. Pri avtomatskem aparatu na zrna, ki vsako kavo sproti zmelje, je strošek odvisen od cene kave na kilogram in količine na skodelico.

Kapsule ali kava v zrnju: izračun za pisarno z 10 zaposlenimi

Vzemimo pisarno z 10 zaposlenimi, ki vsak dan popijejo po dve kavi. V mesecu z 21 delovnimi dnevi je to 420 skodelic.

Razlika je približno 790 € na leto, kava iz zrnja pa je pogosto tudi boljša. Kapsule so polnjene mesece pred uporabo, medtem ko je sveže pražena kava v zrnju na vrhuncu okusa nekaj dni do nekaj tednov po praženju. Več o tem, po čem se kakovostna kava razlikuje od industrijske, preberite v članku Kaj je specialty kava?

Kaj mora vključevati pogodba o najmu kavnega aparata

»Servis vključen« se sliši pomirjujoče, a brez številk v pogodbi ne pomeni nič. Dobra pogodba jasno določa:

• Odzivni čas servisa v urah ali delovnih dneh, na primer odziv v 24 do 48 urah.
• Nadomestni aparat v času popravila, da pisarna ne ostane brez kave.
• Kdo čisti in razvapnjuje aparat ter kako pogosto. Od tega sta odvisna okus kave in življenjska doba aparata.
• Vodni filter: kdo ga menja in kdo ga plača.
• Točen opis kave: izvor, datum praženja in cena na kilogram ali kapsulo. Opis »espresso mešanica« ne pove ničesar.
• Kako se lahko spremeni cena kave med trajanjem pogodbe.

8 pasti, ki jih ponudniki ne poudarjajo

1. Samodejno podaljšanje. Pogodba za 24 ali 36 mesecev se brez pisne odpovedi pogosto sama podaljša za eno leto.
2. Ekskluzivni nakup kave. Kavo lahko kupujete samo pri ponudniku aparata, tudi če vam ne ustreza.
3. Minimalni odkup tudi v praznih mesecih. Avgusta in decembra je v pisarni pol ekipe, minimalna količina pa ostane enaka.
4. Odpovednina. Ob predčasni prekinitvi lahko plačate preostale najemnine ali pavšal za aparat.
5. »Poškodba zaradi nepravilne uporabe«. Če ni jasno opredeljena, lahko ponudnik skoraj vsako popravilo zaračuna posebej.
6. Varščina, ki je v ponudbi ne vidite, v pogodbi pa je.
7. Dostava kave pod določeno količino se zaračuna dodatno.
8. Velikost aparata. Ko ekipa zraste, potrebujete večji aparat. Preverite, ali ga lahko zamenjate brez nove vezave.

Preden podpišete, prosite ponudnika za vse pogoje pisno, vključno s servisno pogodbo (SLA) kot prilogo. Ustni dogovori o servisu se ob prvi okvari hitro pozabijo.

Kateri aparat za kakšno pisarno

Velikost aparata izberite po dnevni porabi, ne po številu zaposlenih. Pisarna s 15 ljudmi, ki pogosto sprejema stranke, potrebuje več kot ekipa 25 ljudi, ki dela večinoma od doma.

• Majhna pisarna, do 50 skodelic na dan: kompakten avtomatski aparat na zrna z mlečnim sistemom.
• Srednja pisarna, 50 do 100 skodelic na dan: profesionalni avtomat z večjim zalogovnikom za zrna in priključkom na vodo.
• Velika pisarna, več kot 100 skodelic na dan: profesionalni aparat ali dva aparata, z rednim servisom na lokaciji.

Če pogosto pripravljate kavo z mlekom, preverite, ali ima aparat samodejno čiščenje mlečnega sistema. Ročno čiščenje je v pisarni najpogostejši razlog za slab okus in okvare.

Kako poteka najem aparata pri Orin

Pri Orin je aparat za pisarno v najemu brezplačen, plačate samo kavo. Cena je približno 0,32 € na skodelico (10 g sveže mlete kave), servis in popravila pa so vključeni. Kavo spražimo za vsako naročilo posebej in jo dostavimo po dogovorjenem urniku, tako da je nikoli ne zmanjka in ni treba ročno naročati.

1. Izpolnite kratek obrazec z velikostjo pisarne in dnevno porabo.
2. Dogovorimo se za brezplačno svetovanje in degustacijo kave v vaši pisarni.
3. Aparat namestimo v nekaj delovnih dneh.

Trajanje pogodbe in vse pogoje dobite pisno pred podpisom, velikost aparata pa lahko med sodelovanjem prilagodimo. Več o ponudbi si preberite na strani Kava v pisarni, cene za večje količine pa na strani Veleprodaja kave za pisarne.

Pogosta vprašanja

Ali je najem kavnega aparata res brezplačen?

Aparat je pogosto brez najemnine, vendar se zavežete k rednemu nakupu kave ali kapsul pri istem ponudniku. Strošek aparata je vključen v ceno kave, zato primerjajte ceno na skodelico.

Koliko kave na mesec porabi pisarna z 10 zaposlenimi?

Pri dveh kavah na osebo na dan približno 420 skodelic, kar je okoli 4,2 kg kave v zrnju ali 420 kapsul na mesec.

Kaj je ceneje za pisarno, kapsule ali kava v zrnju?

Kava v zrnju. Pri kapsulah plačate okoli 0,45–0,50 € na skodelico, pri sveže mleti kavi iz zrnja okoli 0,32 €. Pri 420 skodelicah na mesec je razlika okoli 65 € mesečno.

Kako dolgo traja pogodba za najem kavnega aparata?

Običajno od 12 do 36 mesecev, pri nekaterih ponudnikih brez vezave. Vedno preverite, ali se pogodba samodejno podaljša in kakšen je odpovedni rok.

Kdo plača popravilo aparata v najemu?

Praviloma ponudnik, razen pri poškodbah zaradi nepravilne uporabe. Prosite za pisno opredelitev, kaj to pomeni, in za zagotovljen odzivni čas servisa.

Avtor: Klemen Macek, pražar in ustanovitelj Orin Coffee.